Offerten-Software ohne CRM-Zwang: Ihr komplettes Angebotsmanagement in einer App

Kein externes CRM nötig. OreaAI verwaltet Ihre Kunden, Kontakte und die gesamte Offerten-Historie revDSG-konform direkt im System – sofort einsatzbereit, ohne IT-Projekt.

OreaAI All-in-One: Ihr komplettes Angebotsmanagement

Nicht jedes KMU hat ein teures Salesforce oder HubSpot im Einsatz. Viele Schweizer Unternehmen – gerade im Bau- und Handwerksbereich – suchen nach einer Komplettlösung, die ohne komplexe IT-Projekte funktioniert und sofort Mehrwert liefert. Die Realität in vielen Betrieben sieht so aus: Kundendaten sind in Excel-Listen gespeichert, Offerten werden per E-Mail versendet und die Nachverfolgung erfolgt über handschriftliche Notizen oder im besten Fall über einen gemeinsamen Kalender.

Diese fragmentierte Arbeitsweise führt zu gravierenden Problemen: Kundendaten sind nicht aktuell, Offerten können nicht nachverfolgt werden, und wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht wertvolles Wissen verloren. Laut einer Studie des Schweizer KMU-Portals nutzen weniger als 30% der Schweizer KMU mit unter 50 Mitarbeitern ein professionelles CRM-System.

Die OreaAI All-in-One Plattform ist genau für diese Unternehmen konzipiert: Ein autarkes System, das den gesamten Offertprozess abdeckt – von der Anfrage bis zur fertigen Offerte – ohne Abhängigkeit von externen CRM-Systemen und ohne monatelanges Implementierungsprojekt.

Was die All-in-One Plattform umfasst

• Kundenmanagement: Kontakte, Firmen und Kommunikationshistorie direkt in der App. Jeder Kontakt wird automatisch mit allen zugehörigen Offerten, E-Mails und Dokumenten verknüpft – so haben Sie jederzeit den kompletten Überblick über die Kundenbeziehung.
• Projektübersicht: Alle laufenden und abgeschlossenen Projekte auf einen Blick. Filterfunktionen nach Status, Kunde, Volumen und Zeitraum ermöglichen schnellen Zugriff auf relevante Informationen.
• Offert-Historie: Vollständige Nachverfolgung aller Angebote pro Kunde und Projekt. Sie sehen auf einen Blick, welche Offerten offen, gewonnen oder verloren sind – und können daraus Muster ableiten.
• KI-Automatisierung: E-Mail-Triage, DEVI-Analyse und PDF-Generierung inklusive. Die KI-Features sind nahtlos in den Workflow integriert und erfordern keine zusätzliche Konfiguration.
• Dashboard & Reporting: Kennzahlen zu Erfolgsquoten, Bearbeitungszeiten und Volumen. Individuelle Dashboards können pro Benutzerrolle konfiguriert werden.

Warum kein separates CRM?

Die Einführung eines CRM-Systems ist für viele KMU ein abschreckendes Unterfangen. Die Gründe sind nachvollziehbar:

• Kosten: Professionelle CRM-Lizenzen kosten CHF 50–150 pro Benutzer und Monat. Bei 10 Benutzern sind das CHF 6'000–18'000 pro Jahr – ohne Implementierungskosten.
• Komplexität: CRM-Systeme wie Salesforce sind für Grossunternehmen konzipiert. Die Konfiguration erfordert spezialisiertes Know-how und dauert Monate.
• Akzeptanz: Überladene Systeme werden von Mitarbeitern nicht genutzt. Studien zeigen, dass bis zu 40% der CRM-Einführungen an der fehlenden Nutzerakzeptanz scheitern.
• Datensilos: Ein separates CRM bedeutet eine weitere Datenquelle, die synchronisiert und gepflegt werden muss. Im schlimmsten Fall entstehen widersprüchliche Datenstände.

OreaAI vermeidet all diese Probleme, indem die Kundenverwaltung direkt in den Offertprozess integriert ist. Es gibt kein separates System zu pflegen, keine Synchronisation zu konfigurieren und keine zusätzlichen Lizenzen zu bezahlen.

Automatische Kundenerkennung und -verwaltung

Eines der leistungsstärksten Features der All-in-One Plattform ist die automatische Kundenerkennung. Wenn eine neue E-Mail eingeht, prüft die KI automatisch, ob der Absender bereits als Kontakt angelegt ist. Ist dies der Fall, wird die Anfrage automatisch dem bestehenden Kundenprofil zugeordnet. Ist der Absender neu, wird ein neuer Kontakt vorgeschlagen – mit vorausgefüllten Daten aus der E-Mail-Signatur (Name, Firma, Telefonnummer, Adresse).

Dieses Feature spart nicht nur Zeit bei der Dateneingabe, sondern stellt auch sicher, dass keine Anfrage ohne Kundenzuordnung bleibt. Die komplette Kommunikationshistorie – E-Mails, Offerten, Dokumente – ist jederzeit über das Kundenprofil abrufbar.

Für wen eignet sich die All-in-One Plattform?

Die Plattform ist ideal für Unternehmen, die:

• Kein bestehendes CRM nutzen und keines einführen möchten
• Eine schnelle, unkomplizierte Lösung suchen, die sofort produktiv ist
• Den gesamten Offertprozess in einer App verwalten wollen
• Wert auf Schweizer Datenschutz und einfache Bedienung legen
• 10–100 Mitarbeiter beschäftigen und keinen dedizierten IT-Administrator haben
• Ihre Offert-Erfolgsquote systematisch verbessern möchten

Typische Kunden sind Sanitär- und Heizungsunternehmen, Elektroinstallateure, Malergeschäfte, Gipser- und Trockenbaubetriebe sowie Garten- und Landschaftsbauer. Aber auch Treuhandbüros und Ingenieurbüros nutzen die Plattform erfolgreich für ihr Angebotsmanagement.

Onboarding in wenigen Stunden

Die Einrichtung der All-in-One Plattform dauert typischerweise weniger als einen halben Arbeitstag. Der Prozess umfasst:

1. Account-Erstellung und Grundkonfiguration (15 Minuten)
2. Import bestehender Kontakte aus Excel, CSV oder vCard (30 Minuten)
3. E-Mail-Integration über IMAP oder Microsoft 365 (15 Minuten)
4. Firmenlayout für Offerten-PDFs hinterlegen (30 Minuten)
5. Mitarbeiterschulung per Video-Call (60 Minuten)

Ab dem ersten Tag können Sie eingehende Anfragen mit KI-Unterstützung verarbeiten und professionelle Offerten erstellen – ganz ohne CRM.