KI-Offerten-Software mit ERP-Integration: Nahtlos in Ihr Ökosystem eingebunden

Über unsere sichere API-Architektur senden wir die KI-extrahierten Daten direkt an Ihr bestehendes Abacus, SAP oder internes CRM-System. Keine Datensilos, voller Kontrollverlust-Schutz.

Nahtlose Integration in Ihr bestehendes Ökosystem

Grössere Unternehmen und Konzerne haben bereits umfangreiche IT-Landschaften mit ERP- und CRM-Systemen im Einsatz. Die Herausforderung: Wie integriert man KI-Fähigkeiten, ohne bestehende Prozesse zu stören oder Datensilos zu schaffen? Diese Frage ist besonders relevant, da die IT-Landschaft eines mittelgrossen Bauunternehmens typischerweise 5–15 verschiedene Softwaresysteme umfasst, die alle miteinander interagieren müssen.

Die OreaAI Custom Enterprise Lösung ist von Grund auf als API-first-Plattform konzipiert. Das bedeutet: Jede Funktion, die über die Benutzeroberfläche verfügbar ist, kann auch programmatisch angesteuert werden. Für Ihr Unternehmen heisst das: OreaAI fügt sich als intelligente Schicht in Ihre bestehende Infrastruktur ein, ohne dass Sie Ihre bewährten Systeme ersetzen müssen.

Warum Datensilos Gift für Ihr Unternehmen sind

Datensilos entstehen, wenn verschiedene Systeme dieselben Daten unabhängig voneinander speichern, ohne automatische Synchronisation. Die Folgen sind gravierend:

• Inkonsistente Kundendaten: Adressänderungen müssen in jedem System einzeln nachgeführt werden
• Doppelte Dateneingabe: Mitarbeiter erfassen dieselben Informationen mehrfach in verschiedenen Tools
• Fehlende Transparenz: Kein System hat den vollständigen Überblick über einen Kunden oder ein Projekt
• Reporting-Probleme: Aussagekräftige Auswertungen erfordern manuelles Zusammenführen aus verschiedenen Quellen

Die OreaAI API-Integration eliminiert diese Silos, indem sie als bidirektionale Brücke zwischen Ihren Systemen fungiert. Daten fliessen automatisch dorthin, wo sie gebraucht werden – ohne manuelle Zwischenschritte.

Unterstützte Systeme

OreaAI bietet vorgefertigte Integrationen für die gängigsten Systeme in der Schweizer Wirtschaft:

• Abacus: Direkter Datenexport in die Abacus-Module für Auftragsbearbeitung und Fakturierung. Unterstützt werden AbaConnect und die Abacus REST-API für bidirektionale Synchronisation.
• SAP: Integration über SAP RFC/BAPI oder SAP Cloud Platform. Besonders relevant für grössere Baukonzerne und Generalunternehmer.
• Salesforce: Bidirektionale Synchronisation von Kontakten, Opportunities und Offerten über die Salesforce REST-API.
• Microsoft Dynamics: Native Anbindung über Dataverse-API für den reibungslosen Datenaustausch.
• Bexio: Automatischer Import von Kontakten und Export von Offerten – ideal für kleinere Unternehmen, die Bexio als Hauptsystem nutzen.
• Custom Systems: REST-API und Webhooks für beliebige Integrationen. Unsere API ist vollständig dokumentiert und folgt dem OpenAPI-Standard.

So funktioniert die Integration

Der Integrationsprozess ist so gestaltet, dass er Ihre bestehenden Workflows nicht unterbricht, sondern erweitert:

1. Datenextraktion: OreaAI empfängt und analysiert E-Mails und Dokumente wie gewohnt mit KI. Die extrahierten Daten werden in ein standardisiertes Format überführt.
2. Datenanreicherung: Extrahierte Daten werden gegen Ihr bestehendes System validiert (Kundenstamm, Artikeldaten). So wird sichergestellt, dass nur korrekte und konsistente Daten weiterverarbeitet werden. Bei Unstimmigkeiten – z.B. einem unbekannten Kunden – wird ein Sachbearbeiter benachrichtigt.
3. Synchronisation: Die aufbereiteten Daten werden über die API direkt in Ihr ERP/CRM geschrieben. Dies geschieht in Echtzeit oder in konfigurierbaren Intervallen, je nach Ihren Anforderungen und den Möglichkeiten Ihres Zielsystems.
4. Feedback-Loop: Statusänderungen im ERP fliessen zurück in OreaAI für lückenlose Nachverfolgung. Wird eine Offerte im ERP als «gewonnen» markiert, aktualisiert sich der Status auch in OreaAI automatisch.

Praxisbeispiel: Abacus-Integration bei einem Generalunternehmer

Ein Generalunternehmer mit 120 Mitarbeitern nutzt Abacus als zentrales ERP-System. Vor der OreaAI-Integration wurden Offertdaten manuell in Abacus erfasst – ein Prozess, der pro Offerte 15–20 Minuten in Anspruch nahm und regelmässig zu Übertragungsfehlern führte.

Nach der Integration extrahiert OreaAI die Daten automatisch aus eingehenden DEVI-Dokumenten und überträgt sie direkt in das Abacus-Auftragsmodul. Der Sachbearbeiter prüft lediglich die vorausgefüllten Felder und gibt die Offerte mit einem Klick frei. Ergebnis: Die Bearbeitungszeit pro Offerte sank von 45 auf unter 10 Minuten, und die Fehlerquote bei der Datenübertragung ging um 95% zurück.

Sicherheit bei der Integration

Die Sicherheit von API-Integrationen ist ein kritischer Faktor, insbesondere wenn sensible Geschäftsdaten wie Kalkulationen und Kundendaten übertragen werden. OreaAI setzt hier auf einen mehrstufigen Sicherheitsansatz:

• TLS 1.3 Verschlüsselung: Alle API-Verbindungen sind mit dem aktuellen Verschlüsselungsstandard gesichert
• Swiss Hosting: Der Datenaustausch erfolgt ausschliesslich über Schweizer Rechenzentren
• Granulare Zugriffsrechte: Rechte werden pro Endpoint und Benutzer gesteuert – nach dem Prinzip des minimalen Zugriffs
• Audit-Log: Ein vollständiges Protokoll dokumentiert jeden Datenaustausch mit Zeitstempel, Benutzer und Datenvolumen
• API-Key-Management: Individuelle API-Schlüssel mit konfigurierbaren Berechtigungen und automatischer Rotation

Alle Integrationen entsprechen den Anforderungen des revidierten Datenschutzgesetzes (revDSG) und stellen sicher, dass personenbezogene Daten ausschliesslich zweckgebunden und mit angemessenem Schutz verarbeitet werden.