Geführter Offertenprozess: In 3 Klicks zur Offerte mit Step-by-Step UX

OreaAI führt Ihre Mitarbeiter intuitiv durch den Prozess: Kundenerkennung, Positionsanalyse und PDF-Generierung. Das reduziert die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter auf wenige Stunden.

In 3 Klicks zur Offerte: Unser Step-by-Step Formular

Benutzer sind genervt von unübersichtlichen, überladenen Interfaces. Legacy-Systeme mit hunderten Menüpunkten und verschachtelten Dialogen sind einer der Hauptgründe, warum digitale Werkzeuge im Alltag nicht genutzt werden. Studien zur Software-Ergonomie zeigen, dass die Nutzerakzeptanz einer Anwendung in den ersten 15 Minuten entschieden wird – überzeugt das Tool nicht sofort, wird es von Mitarbeitern dauerhaft gemieden.

OreaAI setzt auf einen radikal anderen Ansatz: Statt den Benutzer mit Optionen zu überfordern, führt ein geführter Step-by-Step-Prozess intuitiv durch die Offertenerstellung. Jeder Schritt zeigt nur die Informationen und Eingabefelder, die im jeweiligen Kontext relevant sind. Das Ergebnis: Selbst Mitarbeiter ohne technische Vorkenntnisse können nach einer kurzen Einführung professionelle Offerten erstellen.

Der geführte Prozess in drei Schritten

1. Schritt 1 – Kundenerkennung: Die KI erkennt den Absender automatisch oder schlägt bestehende Kontakte vor. Neue Kunden werden mit einem Klick angelegt. Dabei werden Firmendaten, Kontaktpersonen und Branchenzuordnung automatisch aus öffentlich verfügbaren Quellen ergänzt. Der Sachbearbeiter sieht auf einen Blick die gesamte Kundenhistorie – bisherige Offerten, Auftragsvolumen und letzte Interaktionen.
2. Schritt 2 – Positionsanalyse: Hochgeladene DEVI-Dokumente werden analysiert, NPK-Positionen extrahiert und zur Bestätigung präsentiert. Anpassungen sind per Klick möglich: Einzelne Positionen können bearbeitet, gelöscht oder mit individuellen Preisen versehen werden. Die KI schlägt zudem basierend auf historischen Daten Preise vor – z.B. den Durchschnittspreis, den Sie in den letzten 12 Monaten für eine bestimmte NPK-Position kalkuliert haben. So wird die Preisfindung beschleunigt und konsistenter.
3. Schritt 3 – PDF-Generierung: Die Offerte wird automatisch formatiert, mit Ihrem Firmenlayout versehen und als professionelles PDF generiert. Das Layout umfasst Ihr Logo, Ihre Farben, standardisierte Textbausteine (AGB, Zahlungsbedingungen, Gültigkeitsdauer) und eine automatisch generierte Positionsübersicht. Das fertige PDF kann direkt per E-Mail versendet oder zur manuellen Prüfung zwischengespeichert werden.

Warum geführte Prozesse besser sind als freie Formulare

Traditionelle Angebotstools präsentieren dem Benutzer ein grosses Formular mit Dutzenden von Feldern – alle gleichzeitig sichtbar, viele davon optional, manche kontextabhängig. Das führt zu mehreren Problemen:

• Überforderung: Neue Mitarbeiter wissen nicht, wo sie anfangen sollen und welche Felder relevant sind
• Inkonsistenz: Jeder Mitarbeiter füllt die Felder anders aus, was zu uneinheitlichen Offerten führt
• Fehleranfälligkeit: Ohne Validierung werden Pflichtfelder vergessen oder falsch ausgefüllt
• Langsame Einarbeitung: Neue Mitarbeiter brauchen Wochen, um alle Funktionen und Felder zu verstehen

Der geführte Ansatz von OreaAI löst all diese Probleme: Jeder Schritt wird erst freigeschaltet, wenn der vorherige korrekt abgeschlossen ist. Validierungen erfolgen in Echtzeit, nicht erst beim Absenden. Kontextuelle Hilfestellungen erklären jedes Feld direkt im Formular. So entstehen Offerten, die konsistent, vollständig und professionell sind – unabhängig davon, wer sie erstellt hat.

Vorteile des geführten Ansatzes

• Minimale Einarbeitungszeit: Neue Mitarbeiter können nach wenigen Stunden produktiv arbeiten – statt nach Tagen oder Wochen wie bei herkömmlichen Systemen
• Konsistente Qualität: Jede Offerte folgt demselben standardisierten Prozess, was das professionelle Erscheinungsbild Ihres Unternehmens stärkt
• Fehlerreduktion: Pflichtfelder und Validierungen verhindern unvollständige Offerten. Logische Prüfungen erkennen z.B. unrealistische Mengenangaben oder fehlende Positionspreise
• Geschwindigkeit: Von der Anfrage zur fertigen Offerte in unter 5 Minuten – bei komplexeren Offerten mit 100+ Positionen in unter 15 Minuten
• Wissenstransfer: Das Wissen erfahrener Mitarbeiter fliesst in die Preisvorschläge und Textbausteine ein und bleibt so im Unternehmen – auch bei Personalwechseln

Vorlagen und Textbausteine

Neben dem geführten Prozess bietet OreaAI ein umfangreiches Vorlagensystem. Sie können Offertvorlagen für wiederkehrende Angebotstypen erstellen, z.B. «Standard-Sanitärinstallation Einfamilienhaus» oder «Elektroinstallation Geschäftsliegenschaft». Diese Vorlagen enthalten vordefinierte Positionen, Preise und Textbausteine, die bei Bedarf angepasst werden können.

Textbausteine sind zentral verwaltbar und stellen sicher, dass alle Offerten dieselben AGB, Zahlungsbedingungen und Disclaimer verwenden. Änderungen an einem Textbaustein wirken sich automatisch auf alle neuen Offerten aus – ohne dass bestehende Offerten nachträglich geändert werden. So bleiben Ihre Angebote rechtlich konsistent und aktuell. Laut kmu.admin.ch sind klar formulierte AGB und Zahlungsbedingungen ein wichtiger Bestandteil professioneller Geschäftsdokumente.

Responsive Design für jeden Arbeitsplatz

Der geführte Prozess funktioniert auf Desktop, Tablet und Smartphone gleichermassen. Projektleiter auf der Baustelle können Offerten direkt vom Mobilgerät freigeben – die thumb-zone-optimierte Benutzeroberfläche macht es möglich. Alle Eingabefelder sind für Touch-Bedienung optimiert, und die wichtigsten Aktionen sind mit maximal zwei Taps erreichbar.

Besonders praktisch: Auf dem Smartphone wird der geführte Prozess als Vollbild-Wizard dargestellt, der den Benutzer durch jeden Schritt leitet – ohne ablenkende Menüs oder Seitenleisten. So können auch Mitarbeiter, die hauptsächlich auf der Baustelle arbeiten und selten am PC sitzen, schnell und unkompliziert Offerten prüfen und freigeben.

Auswertung und Optimierung

Der geführte Prozess generiert automatisch wertvolle Daten, die Ihnen helfen, Ihren Offertprozess kontinuierlich zu verbessern. Im Dashboard sehen Sie:

• Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Offerte – aufgeschlüsselt nach Mitarbeiter und Offerttyp
• Erfolgsquote nach Offerttyp, Kunde und Branche
• Häufigste NPK-Positionen und deren durchschnittliche Preise
• Engpässe im Prozess – z.B. wo Offerten am längsten liegen bleiben

Diese Daten ermöglichen es Ihnen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen: Welche Offerttypen sind besonders profitabel? Welche Kunden haben die höchste Erfolgsquote? Wo lohnt es sich, mehr Ressourcen einzusetzen? So wird der Offertprozess vom Kostenfaktor zum strategischen Wettbewerbsvorteil.